Консульська посадова особа провадить реєстрацію народження дитини, смерті, шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені громадян України.
Консул приймає та розглядає заяви громадян України, які проживають у його консульському окрузі та зареєстрували акти цивільного стану в органах реєстрації актів цивільного стану України, про внесення змін, доповнень та виправлень у записи актів цивільного стану, а також про поновлення втрачених записів актів цивільного стану.
При реєстрації актів цивільного стану консул керується:
Для складання актового запису цивільного стану заявник повинен представити документи, які підтверджують факти, що підлягають реєстрації, а також паспортний документ, який посвідчує його особу.
Якщо реєстрація актів цивільного стану була проведена компетентними органами держави перебування, про що свідчить відповідний документ, то повторна реєстрація в дипломатичному представництві або консульській установі не проводиться.
Реєстрація народження, смерті, а також видача первинних свідоцтв про реєстрацію цих актів цивільного стану провадиться без стягнення консульського збору.
За реєстрацію інших актів цивільного стану, за видачу повторних свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану, у тому числі у зв'язку з унесенням змін, доповнень, виправлень у записи актів, поновлення записів актів цивільного стану стягується консульський збір.
Документи, видані компетентними органами держави перебування, повинні бути засвідчені в установленому законодавством порядку, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.
Документи, складені іноземною мовою, повинні бути також перекладені на українську мову та засвідчені в установленому законодавством України порядку.
Якщо народжена в Україні дитина не була зареєстрована в органах державної реєстрації актів цивільного стану та через повномасштабну агресію рф проти нашої держави вивезена батьками (одних із них) за кордон, реєстрація її народження може бути проведена в закордонній дипломатичній установі України за місцем перебування дитини на підставі одного із таких документів:
- медичного висновку про народження, сформованого в Реєстрі медичних висновків електронної системи охорони здоров‘я;
- медичного свідоцтва про народження (форма N103/0).
Свідоцтва про державну реєстрацію народження, видані компетентними органами іноземних держав, визнаються дійсними в Україні у разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України (відповідно до статті 13 Закону України «Про міжнародне приватне право»). Такі свідоцтва не підлягають заміні на свідоцтва українського зразка і не впливають на належність дитини до громадянства України.